توسط: سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد بهترین ابزار برای اطلاع رسانی فوری، کاهش مراجعات حضوری و پیگیری دقیق فرایندهای ثبتی است. با این سامانه، متقاضیان، دفاتر اسناد رسمی، کارشناسان و واحدهای ثبتی از وضعیت پرونده ها، زمان مراجعه، نوبت استعلام و نتایج بررسی با پیام کوتاه پنل پیامکی مطلع می شوند. آیکو اس ام اس با زیرساخت پایدار و گزارش دقیق، پیاده سازی سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد را استاندارد و قابل سنجش می کند.
چرا سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد ضروری است؟
سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد پیام را بدون نیاز به اینترنت و با بیشترین ضریب مشاهده به مخاطب می رساند. نتیجه مستقیم این رویکرد:
-
کاهش تماس های تکراری به واحد پاسخگویی
-
مدیریت بهتر صف و زمان بندی مراجعه حضوری
-
شفافیت در اطلاع رسانی وضعیت پرونده و جلوگیری از خطا
-
افزایش رضایت شهروندان و دفاتر اسناد رسمی
آیکو اس ام اس امکان برچسب گذاری مخاطبان، اتصال API و ساخت قالب های استاندارد را فراهم کرده تا سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد سریع و امن راه اندازی شود.
پیش نیازهای کلیدی استقرار سامانه…
برای پوشش ملی و مخاطبان متعدد، ارسال پیامک انبوه به تفکیک استان، نوع پرونده، نوع خدمت (ثبت شرکت، املاک، اسناد رسمی، تفکیک، انتقال و …) و نقش مخاطب حیاتی است. این تفکیک باعث می شود پیام دقیق به گروه درست برسد و از ازدحام اطلاعیه های غیرمرتبط جلوگیری شود. از سوی دیگر، ارزیابی قیمت پنل پیامکی بر اساس حجم فصلی پیام ها، اوج مراجعات و پروژه های دوره ای، بودجه را بهینه می کند.
در آیکو اس ام اس می توانید پلن پلکانی انتخاب کنید، کمپین های فصلی بسازید و هزینه هر پیام را در داشبورد به تفکیک واحد یا استان پایش کنید.
کاربردهای اصلی سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد
اطلاع رسانی وضعیت پرونده
-
ثبت ایجاد پرونده و کد رهگیری
-
اعلام نقص مدارک و فهرست لازم برای تکمیل
-
اطلاع از ارجاع به کارشناس، نتیجه بررسی و مرحله بعد
نوبت دهی و زمان مراجعه
سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد تاریخ و ساعت مراجعه، آدرس دقیق و مدارک مورد نیاز را پیامک می کند تا از رفت و برگشت غیرضروری جلوگیری شود.
اعلان های حقوقی و الزامات قانونی
-
ابلاغ مهلت اعتراض یا تکمیل استعلام
-
اطلاع از تغییر رویه ها و بخشنامه های جدید
-
هشدار پایان مهلت ها و مراجع قانونی مرتبط
ارتباط با دفاتر اسناد رسمی
-
تایید یا رد استعلام های ثبتی
-
اعلان آماده بودن سند و تایم تحویل
-
هماهنگی برای ارسال مدارک تکمیلی
خدمات به کارشناسان و پیمانکاران
-
زمان جلسات کارشناسی و ارزیابی میدانی
-
فعالیت های نگهداری بایگانی و دیجیتال سازی
-
پیام های فوری امنیتی یا قطع سرویس سامانه ها
معماری فنی و الزامات امنیتی
اتصال API و یکپارچگی
-
اتصال پنل ارسال پیام کوتاه به سامانه های ثبتی، بایگانی الکترونیک و درگاه های دولت
-
وب هوک برای ارسال خودکار پیام هنگام تغییر وضعیت پرونده
سطح دسترسی و کنترل محتوا
-
تخصیص نقش های سازمانی: اپراتور، ناظر محتوا، مدیر سیستم
-
تایید دو مرحله ای متن های حقوقی و حساس قبل از انتشار
گزارش گیری و ردیابی
-
گزارش تحویل، نرخ کلیک و توزیع استانی
-
قیاس کمپین ها برای بهبود عملکرد سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد
-
خروجی اکسل برای بایگانی و حسابرسی
چگونه سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد را استاندارد پیاده سازی کنیم؟
۱) تعریف مخاطبان و بخش بندی
پرونده ها و مخاطبان را بر اساس نوع خدمت، استان، نقش، وضعیت پرونده و مهلت قانونی برچسب بزنید. این پایه همه اتوماسیون هاست.
۲) طراحی پیام کوتاه و روشن
-
عنوان خدمت + اقدام بعدی + لینک راهنما
-
پرهیز از اصطلاحات پیچیده
-
درج گزینه لغو برای پیام های غیرالزامی
۳) زمان بندی هوشمند
-
یادآوری مراجعه: ۴۸ ساعت و ۳ ساعت قبل
-
مهلت قانونی: ۷ روز، ۲۴ ساعت و صبح روز آخر
-
نقص مدارک: بلافاصله پس از ثبت در سامانه کارشناسی
۴) آزمون و مانور
یک استان یا یک نوع خدمت را پایلوت کنید، نتایج را بسنجید و سپس به صورت سراسری توسعه دهید.
سناریوهای آماده استفاده (قابل کپی)
-
«پرونده شما در مرحله بررسی کارشناسی است. مدارک تکمیلی: [لینک]»
-
«نوبت مراجعه شما برای دفتر [نام] روز [تاریخ] ساعت [ساعت] است. مدارک: [لینک]»
-
«نقص مدارک پرونده شماره [کد]. لطفا تا [تاریخ] تکمیل کنید. راهنما: [لینک]»
-
«نتیجه استعلام آماده است. برای مشاهده و اقدام بعدی وارد شوید: [لینک]»
مزایای آیکو اس ام اس برای سازمان های حاکمیتی
-
پیاده سازی سریع سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد با استانداردهای امنیتی
-
برچسب گذاری پیشرفته، صف های هوشمند و زمان بندی پویا
-
گزارش دقیق و قابل حسابرسی برای واحدهای ستادی و استانی
-
پشتیبانی اختصاصی، مستندات فنی کامل و قیمت پنل پیامکی شفاف
نکات حقوقی و بهترین عمل ها
-
برای اطلاعیه های الزامی از خط خدماتی استفاده کنید.
-
اطلاعات هویتی را حداقلی و امن نگهداری کنید.
-
پیوندها را با دامنه رسمی سازمان ارائه دهید.
-
متن های حقوقی را استاندارد و قابل ارجاع نگه دارید.
این اصول باعث می شود سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد قابل اعتماد، پاسخگو و پایدار باشد.
چک لیست استقرار پنل اس ام اس آیکو اس ام اس
-
انتخاب پلن و برآورد قیمت پنل پیامکی
-
پاکسازی و یکپارچه سازی بانک مخاطبان
-
ساخت برچسب ها و گروه های هدف
-
تعریف قالب پیام های پرتکرار
-
اتصال API به سامانه های ثبتی
-
اجرای پایلوت در یک استان یا خدمت
-
ارزیابی گزارش ها و توسعه سراسری
جمع بندی
برای تسریع فرایندها و افزایش شفافیت، سامانه پیامکی برای سازمان ثبت اسناد راهکاری قطعی است. آیکو اس ام اس کنار شماست تا با زیرساخت پایدار، گزارش دقیق و اتوماسیون حرفه ای، ارتباطی سریع و قانونی با شهروندان، دفاتر و کارشناسان برقرار کنید. همین امروز دمو رایگان آیکو اس ام اس را دریافت کنید و فاز اول سامانه را در کمترین زمان راه اندازی کنید.
سایر مقالات مرتبط :
پنل پیامک برای ادارات نظام مهندسی