پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت

اگر مدیر یا کارمند یکی از دفاتر پیشخوان دولت باشید، حتما این صحنه برایتان آشنا است؛ سالن شلوغ، چند نفر پشت سر هم می پرسند «نوبت من کی می شود؟»، بعضی ها مدارک ناقص دارند و عده ای هم منتظر پیام سامانه های مختلف هستند. پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت دقیقا برای مدیریت همین شلوغی ها و پاسخ ندادن های تکراری طراحی شده است. در این مطلب از آیکو اس ام اس به زبان ساده توضیح می دهیم سامانه پیامکی چیست، چه کاربردهایی دارد و چطور می توانید از طریق گوشی، دستگاه ثبت شماره، دایرکت یا سایت و CRM از آن استفاده کنید.

دفاتر پیشخوان دولت چه مشکلی دارند که پنل پیامک حل می کند؟

دفاتر خدمات دولت و دفاتر خدمات الکترونیک قضایی هر روز با تعداد زیادی مراجعه کننده و پرونده روبرو هستند. مهم ترین چالش ها:

• تعداد زیاد مراجعان و صف های طولانی

• فراموش شدن نوبت یا زمان مراجعه دوباره

• تماس های تلفنی مکرر برای پیگیری وضعیت پرونده

• مدارک ناقص و رفت و برگشت بی فایده مردم

پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت یک سامانه پیامکی و پنل اس ام اس تحت وب است که کمک می کند بخش زیادی از این اطلاع رسانی ها به صورت خودکار و دقیق از طریق پیامک انجام شود.

پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت دقیقا چیست؟

پنل پیامک در اصل یک محیط آنلاین است که از طریق مرورگر روی کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت یا گوشی باز می شود. با پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت می توانید:

• برای مراجعه کنندگان پیامک تکی یا گروهی ارسال کنید

• نوبت دهی و اعلام نوبت را با پیامک انجام دهید

• وضعیت پرونده، کد پیگیری یا نتیجه استعلام را اطلاع بدهید

• بانک شماره مشتریان را بسازید و مدیریت کنید

آیکو اس ام اس این پنل را طوری طراحی کرده که برای دفاتر خدمات دولت، دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و سایر مراکز خدماتی اداری قابل استفاده و شخصی سازی باشد.

ارسال پیامک انبوه و قیمت پنل پیامکی برای دفاتر پیشخوان

در کنار پیام های تکی، امکان ارسال پیامک انبوه هم وجود دارد که برای اطلاع رسانی های عمومی بسیار کاربردی است.

چه زمانی از ارسال پیامک انبوه استفاده کنیم؟

• اطلاع رسانی تغییر ساعات کاری در ایام خاص

• اعلام جابجایی دفتر به آدرس جدید

• اطلاع رسانی اضافه شدن خدمات جدید در دفتر

• ارسال نکات آموزشی کوتاه درباره مدارک مورد نیاز

با دسته بندی مخاطبان (مثلا بر اساس نوع خدمت یا منطقه) می توانید پیام مناسب را فقط برای گروه مرتبط ارسال کنید.

قیمت پنل پیامکی چطور است؟

در آیکو اس ام اس، قیمت پنل پیامکی و تعرفه هر پیامک کاملا شفاف است. شما بر اساس حجم ارسال، نوع خط و امکاناتی مثل وب سرویس یا چند کاربره بودن پنل، می توانید بهترین پلن را انتخاب کنید. گزارش های دقیق ارسال کمک می کند ببینید با چه تعداد پیام، چند مراجعه موفق و کاهش تماس تلفنی داشته اید.

کاربردهای مهم پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت در کار روزانه

در این بخش چند سناریوی واقعی را می بینیم که با یک سامانه پیامکی ساده قابل اجرا است.

نوبت دهی و مدیریت صف

با ثبت شماره موبایل مراجعه کننده در پنل، یک پیام شامل شماره نوبت، نوع خدمت و زمان تقریبی رسیدن نوبت برای او ارسال می شود. اگر سالن شلوغ باشد، مشتری می تواند بیرون دفتر منتظر بماند و با پیام «نوبت شما نزدیک است» دوباره مراجعه کند. این کار هم ازدحام داخل دفتر را کم می کند، هم اعصاب مردم را آرام تر می کند.

اطلاع رسانی وضعیت پرونده و کد پیگیری

بسیاری از خدمات دفاتر پیشخوان دولت به گرفتن کد پیگیری، نتیجه استعلام یا پیام سامانه های دیگر وابسته است. به جای اینکه مراجعه کننده چند بار برای پرسیدن «جواب من آمد یا نه؟» تماس بگیرد، وقتی وضعیت پرونده عوض شد، از طریق پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت یک پیامک برای او ارسال می شود؛ مثلا: «درخواست شما ثبت نهایی شد، کد پیگیری: …» یا «مدارک شما تایید شد، برای امضا مراجعه کنید».

یادآوری مدارک ناقص و زمان مراجعه بعدی

اگر مدارک ناقص باشد یا لازم باشد فرد دوباره مراجعه کند، می توانید با یک پیامک محترمانه مدارک مورد نیاز و تاریخ حضور بعدی را یادآوری کنید. این کار باعث می شود مردم با دست خالی برنگردند و بار مراجعات بی نتیجه کم شود.

اتصال پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت به گوشی، دستگاه ثبت شماره، دایرکت و سایت

یکی از مزیت های آیکو اس ام اس این است که فقط محدود به یک سیستم داخل دفتر نیست.

استفاده از طریق گوشی

مسئول پذیرش یا مدیر دفتر می تواند با گوشی خود وارد پنل شود و در هر لحظه نوبت ها، پیام ها و گزارش ها را ببیند. برای دفاتری که نیروی کم دارند، این یعنی می توان حتی در تایم های شلوغ هم با چند لمس روی گوشی، پیام های آماده را ارسال کرد.

دستگاه ثبت شماره در ورودی دفتر

می توانید کنار ورودی دفتر پیشخوان دولت یک تبلت یا دستگاه ثبت شماره قرار دهید. مراجعه کننده در اولین حضور، شماره خود را وارد می کند؛ سامانه پیامکی به صورت خودکار پیام خوش آمد، نوبت یا قوانین استفاده از خدمات را برای او می فرستد و شماره در بانک مخاطبان ذخیره می شود.

اتصال به سایت و CRM

اگر دفتر شما سایت نوبت دهی آنلاین یا یک CRM داخلی دارد، می توانید آن را از طریق وب سرویس به پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت در آیکو اس ام اس وصل کنید. هر بار فرم آنلاین تکمیل می شود، پیام تایید و کد پیگیری برای کاربر ارسال می شود و اطلاعات او در سیستم ثبت خواهد شد.

چرا پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت از نگاه آیکو اس ام اس به صرفه است؟

• کاهش چشمگیر تماس های تکراری و سوال های حضوری

• نظم بیشتر در صف، نوبت ها و پیگیری پرونده ها

• ثبت مکتوب پیام ها برای استفاده در پیگیری های بعدی

• امکان استفاده همزمان روی چند دستگاه توسط کارکنان مختلف

• پشتیبانی و راهنمایی برای تنظیم متن ها و سناریوهای پیامکی

جمع بندی؛ پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت یک نیاز لوکس نیست، یک ضرورت است

با حجم کار و مراجعات امروز، دیگر نمی توان فقط با تلفن ثابت و اعلام حضوری کار را جلو برد. پنل پیامک دفاتر پیشخوان دولت در آیکو اس ام اس کمک می کند نوبت دهی، اطلاع رسانی، پیگیری و حتی آموزش را با چند پیام کوتاه و دقیق انجام دهید. نتیجه مستقیم این کار، رضایت بیشتر مردم، نظم بالاتر در دفتر و صرفه جویی در زمان و انرژی کارکنان است. اگر می خواهید دفتر شما حرفه ای تر دیده شود، وقت آن رسیده سامانه پیامکی را وارد کار روزانه خود کنید.

سایر مقالات مرتبط:

پنل اس ام اس برای مشاوران املاک

پنل اس ام اس برای اصناف و مشاغل

پنل اس ام اس برای مشاغل و کسب‌ و کارها